Día D: día de apertura
Clave del Éxito: pensar y planificar con tiempo.
Objetivo: capacitar a Organizadores Profesionales para que puedan planificar y ejecutar todo tipo de reuniones institucionales y empresariales.
OPC: Organizador Profesional de Congresos
OPR: Organizador Profesional de Reuniones
MP Meeting Planner: Management Organizativo de Alto Nivel.
CAPACIDADES DEL OPC
* Ser ejecutivo y ejecutor
* Conocer su metier
* Conocer la estructura de una comisión para el manejo de la actividad
* Ceremonial y protocolo
* Relaciones públicas
* Conocimiento de tecnología y servicios
* Ser detallista
* Amplia autoridad
* Planificar, no improvisar
* Ordena, no manda
* La contratación es una inversión, no un gasto
* Ser hábil negociador
LA VERDADERA TAREA DE UN OPC
Es la empresa o individuo contratado para la organización de un Congreso. Debe encargarse del listado cronológico de los eventos, incluyendo equipos de trabajo con sus salas y oradores. Incluye el programa de actividades sociales y del post-congreso.
Será el responsable de la coordinación general de la organización táctica del acontecimiento.
Elabora la estrategia para que la reunión o el Congreso resulte todo un éxito. También actúa como traductor porque traslada los deseos del un cliente a la terminología técnica de los congresos.
Conocer bien el Protocolo y todos los servicios colaterales y tiene sobre todo autoridad. Representa la inversión inteligente para organizar un evento.
“La experiencia y el profesionalismo no tiene precio, el fracaso si”
EL CLIENTE
La mayoría de las veces el cliente no sabe claramente que es lo que quiere, por esto el OPC debe decodificar cual es la idea y el objetivo del cliente.
EVENTOS EMPRESARIALES
AUDIENCIAS
Las visitas empresarias son diligenciadas por la secretaría dado que no requieren tramite protocolar.
El objetivo de las audiencias protocolares es institucional y son concertadas por el Departamento de Ceremonial.
La solicitud de audiencia se realiza por teléfono. Al concretar fecha y hora, se darán las indicaciones relativas a la puerta por la que ingresara el invitado. De ser posible se le dará ingreso al automóvil que conduce al visitante al estacionamiento privado del edificio. El funcionario de ceremonial estará esperando al visitante en el hall de entrada. El funcionario de ceremonial se retira y da paso a la secretaria quien esperará se le indique si desean tomar algo. La duración de la audiencia es de 15 a 30 minutos. Las audiencias protocolares se retribuyen con otra visita que se desarrolla según las mismas pautas.
VISITAS A PLANTA – INAUGURACIONES
Definir el programa de actividades en su totalidad, previendo los tiempos requeridos y los horarios, que deberá cumplirse.
La lista de invitados deberá realizarse apelando a las listas con que cuenta el área de ceremonial o secretaria, incluyendo a las autoridades civiles, militares y religiosas.
En el programa de actividades se tendrá en cuenta:
- Recepción: funcionarios presentes para recibir y despedir a los invitados.
- Ubicación de los directivos, autoridades invitadas y público en general. Ubicación de banderas.
- Descubrimiento de placa o bendición de instalaciones.
- Discursos: serán breves y expresados en el orden de precedencia que corresponda o sea de menor a mayor jerarquía.
- Recorrido de planta: se evitara el exceso de tecnicismo.
- La recepción que será adecuada a la estación del año.
- La despedida será organizada del mismo modo que la recepción.
En cuanto al personal y a los servicios se debe tener en cuenta:
- El personal puede ser estable o contratado cubriendo una proporción de uno por cada 10 o 15 invitados.
- De realizarse la ceremonia al aire libre se contrataran toldos en prevención de lluvias.
- Los servicios sanitarios deberán ser suficientes y estar limpios. Se contara con servicio medico o de primeros auxilios.
- Habrá guardarropas disponibles y se facilitara el estacionamiento para autos.
- Se recibirá y acompañará a los que lleguen por avión, ómnibus u otros medios de transporte.
- Se contrataran servicio de fotografía y filmación. Se enviara la información a la prensa y se cursaran invitaciones y gacetillas con la suficiente anticipación.
- Los regalos serán entregados al finalizar todas las actividades.
Para confeccionar las listas de invitados se tendrá en cuenta:
- La actualización de todos los listados con que debe contar ceremonial o secretaria
- Las autoridades deberán ser invitadas por nota y con 20 días de anticipación
- Se establecerá el adecuado orden de precedencia y el orden de los discursos
- Se deberá verificar la presencia de todas las autoridades que se nombran y aquellas que están representadas entregando esta información al locutor
- Es conveniente indicar en las invitaciones el carácter “estrictamente personal” de las mismas y que se ruega presentarlas para evitar el acceso a personas ajenas.
DESAYUNOS DE TRABAJO
Suelen tener un lugar en la propia empresa. La mesa puede ser tendida con individuales, no se colocaran centros de mesa.
El invitado dispondrá de servilletas, una taza con su plato y cuchara, un plato adicional tamaño postre, una copa para los j
ugos ubicada delante del plato.
Se distribuirán sobre la mesa tostadas, medialunas, distintos tipos de panes, fiambres y frutas.
REUNIONES DE TRABAJO
Preparación
Establecer un orden del día
Los temas deben ser pocos y puntuales
Fijar la hora de inicio y finalización
Limitar el numero de participantes
Quien conduce la reunión debe conocer los temas y expresarse con claridad y objetividad. Conceder la palabra a quien se la pide.
Preparar material de apoyo para hacer más didáctica la exposición (pizarrón, rotafolio, video, etc.) . También disponer de papel, bolígrafos, espacio adecuado.
Disponer la mesa y ubicación de los participantes
Hacer llegar a los participantes las conclusiones de la reunión
Tipos de Reuniones
De Discusión: debate, mesa redonda, discusión para tomar decisiones. Breve introducción para recordar datos y objetivos. Señalar los puntos importantes, siempre que resulten nuevos. Hacer una síntesis final.
Lluvia de ideas: altamente creativa, producción intensa nuevas. Se trata de expresar el mayor número de ideas en el menor tiempo. La imaginación es libre y la critica esta prohibida.
Necesidad de un moderador que este familiarizado con este tipo de reuniones. Tratar de desdibujar toda relación jerárquica. Liberar la imaginación.
Estudio de casos: sirve para analizar en conjunto un problema y hallar una solución consensuada. Un moderador imperial y mejor si es ajeno al caso, porque su visión objetiva será un aporte invalorable. Tratar de que todos los presentes participen en la solución del caso.
AUDIENCIAS
Las visitas empresarias son diligenciadas por la secretaría dado que no requieren tramite protocolar.
El objetivo de las audiencias protocolares es institucional y son concertadas por el Departamento de Ceremonial.
La solicitud de audiencia se realiza por teléfono. Al concretar fecha y hora, se darán las indicaciones relativas a la puerta por la que ingresara el invitado. De ser posible se le dará ingreso al automóvil que conduce al visitante al estacionamiento privado del edificio. El funcionario de ceremonial estará esperando al visitante en el hall de entrada. El funcionario de ceremonial se retira y da paso a la secretaria quien esperará se le indique si desean tomar algo. La duración de la audiencia es de 15 a 30 minutos. Las audiencias protocolares se retribuyen con otra visita que se desarrolla según las mismas pautas.
VISITAS A PLANTA – INAUGURACIONES
Definir el programa de actividades en su totalidad, previendo los tiempos requeridos y los horarios, que deberá cumplirse.
La lista de invitados deberá realizarse apelando a las listas con que cuenta el área de ceremonial o secretaria, incluyendo a las autoridades civiles, militares y religiosas.
En el programa de actividades se tendrá en cuenta:
- Recepción: funcionarios presentes para recibir y despedir a los invitados.
- Ubicación de los directivos, autoridades invitadas y público en general. Ubicación de banderas.
- Descubrimiento de placa o bendición de instalaciones.
- Discursos: serán breves y expresados en el orden de precedencia que corresponda o sea de menor a mayor jerarquía.
- Recorrido de planta: se evitara el exceso de tecnicismo.
- La recepción que será adecuada a la estación del año.
- La despedida será organizada del mismo modo que la recepción.
En cuanto al personal y a los servicios se debe tener en cuenta:
- El personal puede ser estable o contratado cubriendo una proporción de uno por cada 10 o 15 invitados.
- De realizarse la ceremonia al aire libre se contrataran toldos en prevención de lluvias.
- Los servicios sanitarios deberán ser suficientes y estar limpios. Se contara con servicio medico o de primeros auxilios.
- Habrá guardarropas disponibles y se facilitara el estacionamiento para autos.
- Se recibirá y acompañará a los que lleguen por avión, ómnibus u otros medios de transporte.
- Se contrataran servicio de fotografía y filmación. Se enviara la información a la prensa y se cursaran invitaciones y gacetillas con la suficiente anticipación.
- Los regalos serán entregados al finalizar todas las actividades.
Para confeccionar las listas de invitados se tendrá en cuenta:
- La actualización de todos los listados con que debe contar ceremonial o secretaria
- Las autoridades deberán ser invitadas por nota y con 20 días de anticipación
- Se establecerá el adecuado orden de precedencia y el orden de los discursos
- Se deberá verificar la presencia de todas las autoridades que se nombran y aquellas que están representadas entregando esta información al locutor
- Es conveniente indicar en las invitaciones el carácter “estrictamente personal” de las mismas y que se ruega presentarlas para evitar el acceso a personas ajenas.
DESAYUNOS DE TRABAJO
Suelen tener un lugar en la propia empresa. La mesa puede ser tendida con individuales, no se colocaran centros de mesa.
El invitado dispondrá de servilletas, una taza con su plato y cuchara, un plato adicional tamaño postre, una copa para los j
ugos ubicada delante del plato.Se distribuirán sobre la mesa tostadas, medialunas, distintos tipos de panes, fiambres y frutas.
REUNIONES DE TRABAJO
Preparación
Establecer un orden del día
Los temas deben ser pocos y puntuales
Fijar la hora de inicio y finalización
Limitar el numero de participantes
Quien conduce la reunión debe conocer los temas y expresarse con claridad y objetividad. Conceder la palabra a quien se la pide.
Preparar material de apoyo para hacer más didáctica la exposición (pizarrón, rotafolio, video, etc.) . También disponer de papel, bolígrafos, espacio adecuado.
Disponer la mesa y ubicación de los participantes
Hacer llegar a los participantes las conclusiones de la reunión
Tipos de Reuniones
De Discusión: debate, mesa redonda, discusión para tomar decisiones. Breve introducción para recordar datos y objetivos. Señalar los puntos importantes, siempre que resulten nuevos. Hacer una síntesis final.
Lluvia de ideas: altamente creativa, producción intensa nuevas. Se trata de expresar el mayor número de ideas en el menor tiempo. La imaginación es libre y la critica esta prohibida.
Necesidad de un moderador que este familiarizado con este tipo de reuniones. Tratar de desdibujar toda relación jerárquica. Liberar la imaginación.
Estudio de casos: sirve para analizar en conjunto un problema y hallar una solución consensuada. Un moderador imperial y mejor si es ajeno al caso, porque su visión objetiva será un aporte invalorable. Tratar de que todos los presentes participen en la solución del caso.
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